組織全体として情報共有を効率的に推進することは、いつの時代も経営課題の一つとして常に上位に位置し続けています。当然ながら、その傾向は大手企業になればなるほど顕著で、個の経験や知見の共有が正しく行われた際の改善インパクトも強烈です。新規事業開発を多方面で支援していると、必ず同様の課題が浮かび上がり、それらを解決するための改善案やサービス企画などが挙がることも多いですが、社会全体では一向に改善されない状態が続いています。

この状態は、ある程度組織としての情報やコミュニケーションへの向き合い方/スタンス、そしてそれらをベースとした文化形成まで済んでしまった後に、無理やり何らかのサービスやツールを導入し、ルール化しようとしても既に手遅れで、そこからの改善や変革というのは根本的に難しいということも一つの要因として考えられます。だからこそ、組織の規模が大きくなる前に、情報共有を徹底する「文化」を形成することが重要であると考えています。

フロー型情報の共有こそが重要

このような取り組みをする際、共有する情報の種類をストック型とフロー型に分けると、大抵の場合はストック型にばかりに注目し、フロー型については疎かになってしまうケースが多いと言えます。

ストック型は、過去のプロジェクトの成功事例や失敗事例、ノウハウ、手順書、テンプレート、フォーマット、調査データ等、Excel/PowerPoint/Wordで作成して社内のファイルサーバーやクラウドストレージ等に格納するようなものを指します。

一方、フロー型は、日々のコミュニケーションやニュース共有(チャットサービスやメールでのやりとりそのもの)などが該当します。

情報共有のためには「蓄積」が必要と考えることが多く、これらストック型の情報を、新たに担当者をアサインして時間をかけて作成し、それを大切に管理/保管し共有するという取り組みになりがちです。

たしかに既存事業においては、業務改善によりオペレーション効率を上げるためには重要な情報共有と言えますが、こと新規事業開発においてはストック型の情報を大切に作り上げても、数日ないし数時間のうちに陳腐化してしまう可能性も高く、むしろその最新化が追いつかずに形骸化するケースを多く見てきました。

多くのパートナーを巻き込んだ新規事業の”共創”を実現するためには、透明性の高いオープンなコミュニケーションを通じて、フロー型の情報を効率的に共有することこそが重要なのです。

ちょっとした行動の変化から

とても簡単で、いまからすぐに実現できることは、日々のメールやチャットのやりとりで、CCに入れるべき人や部署/グループをしっかり入れて発信すること、そのメールで返信するときは「全員返信」を徹底すること、また会議参加招待や議事録共有を徹底するべき人に徹底するといったことが挙げられます。「なんだそんなことか」と小さなことのように思われるかもしれませんが、実は非常に重要であり、これが個人/部署/チーム/全社員と掛け算で積み重なったときには天と地ほどの差が出ます。

普段自分が扱っている情報やコミュニケーションの中で、本当に共有先を絞って1対1でやりとりをしなければならないものなど、実はほとんどありません。

例えば
・キャリアや職場に関する悩み/相談
・叱責や改善のための指摘
・人事制度や評価/給与、異動や配置転換
・業務と関係がないプライベートな内容
・秘匿性が高く、セキュリティ観点でリスクがある内容
等くらいしかなく、これら以外は本来は関係者全員にオープンにやりとりするべきです。

なぜ透明なコミュニケーションができないか

こういったフロー型の情報共有が徹底できていない人や苦手な人の理屈や言い分もわかります。なんでもかんでも共有して、そのテーマに関係がない人や関与度が低い人に無駄な情報やノイズを与えたくないという配慮もあるでしょうし、オープンにすることで周囲から横やりが入ることを嫌って避けているということもあると思います。もっと単純に面倒くさいということもあるかもしれません。ただ、これらの言い分の中で、組織として共有するべき情報が適切に共有されないことで、誤った情報に基づく誤った意思決定や業務に至ってしまうことを容認するほどの理由があるでしょうか？私は無いと考えています。

配慮をしている人は、TO/CCに入れる人を適切な範囲に絞ったり、メーリングリスト/エイリアスのグルーピングの工夫で解決します。そもそも現代社会において情報は既にあふれきっていて、結局のところ情報の取捨選択をして適切に取り込む判断をするのは個々のアンテナの張り方や情報への向き合い方に委ねられるため、その配慮による効果は小さいといえます。

横やりの懸念をしている人は、組織全体としての成長や最適化よりも個人のプライドを重視しているため、そもそも組織で働くうえでの前提の考え方がズレているのではないでしょうか。それが許されるのはすべての仕事をたった一人で完結する「孤高にして独創」の人だけであり、それだけの能力や信念を持っていなければなりませんが、そのような人は世の中に数えるほどしかおりません。働き方改革と叫ばれる中、個人事業主やフリーランスの方も増えてきていますが、なんらかの組織/チームとして仕事をするのは避けられず、この前提は変わりません。

面倒くさいと思っている人は、目先のほんのわずかな数十秒～数分間の手間を惜しむがゆえに、それが後になって、より大きな手間や面倒になって自分にのしかかってくることを想像できていません。

透明性が低く、オープンなコミュニケーションができない組織に未来はないと考えています。パートナーも含め、全組織的に一気に変えるのはパワーも時間が必要ですが、まずは自分のスタンスから変えるのはいますぐ簡単に実行できます。管理職の方は、できれば会社全体に、少なくとも自分のチームの中ではコミュニケーションのスタンスを改めて周知してはいかがでしょうか。情報が必要かどうかはあくまで受信者が判断すればよく、発信者は知っておくべきと考える情報をオープンに発信していくべきです。スタッフの方は、ぜひ自分の日々の行動から変えてみてください。チームや組織全体に提言するのはハードルが高いと感じるかもしれませんが、自分が透明なコミュニケーションを続けることで、少しずつ周りに良い影響を与えられるはずです。

「オープンに情報共有しないほうが恥ずかしい」という文化を作り、新規事業の”共創”を加速していきましょう。