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2018.7.30

初めてのイベント企画を成功させるために重要な5つのポイント

初めてのイベント企画を成功させるために重要な5つのポイント

セミナーやワークショップ、音楽系など、さまざまなジャンルをもつイベント。最近では小さなものから大きなものまで至るところで開催されています。では、そんなイベントを成功させるためには一体何をしたら良いのでしょうか。今回は「イベント企画を成功させるために重要な5つのポイント」について紹介していきます。

企画立案段階

イベントを実施するにはまず企画立案から始める必要があります。

目的/コンセプト/GOAL

どのような目的/コンセプトのもとイベントを実施するのか。また、イベントを通じて何を生みどのようなGOALを期待するのか。イベントをやる意味につながる根本的なところを見落とさないよう、明確に決定しておきましょう。

ターゲッティング

目的/コンセプト/GOALとともに、ターゲッティングも明確にしておきましょう。誰のためにやって何を感じてもらうのか、この点が曖昧なままであるとイベントの趣旨もブレブレになってしまいます。ターゲットはできるだけ明確に絞っておくと良いです。たとえば、就活にまつわるイベントを開催する際、ひと口に「学生」といっても、すでに内定が決まっている学生やそうでない学生、インターン経験のある学生など、さまざまな学生がいます。その対象となる軸はどこにあるのか、より明確にしておくと企画もスムーズに進みます。

コンテンツの作成

つぎに、開催するイベントのコンテンツを作成します。すでに決まった目的やコンセプト、イベント後のGOALが決まれば、それに沿ったコンテンツは割と早めに決まります。

日時・場所

イベントを開催する時期や場所によって内容が変わる可能性もあるため、コンテンツに合わせた日時・場所は早めに決めておきましょう。なるべく余裕を持ってプロジェクトが進行できるように、企画書の作成後3ヵ月から2ヵ月の間に決めることが望ましいです。

企画書の作成

イベントの内容がすべて決定したら企画書の作成です。端的かつフォーマルすぎない読みやすい文章にしておくと良いでしょう。

準備段階

タイムライン

イベントで何を行うかが決まったら、当日のタイムラインを完成させます。何時から何が始まるといったように、主催者側も来訪者も分かるようなスケジュールを立てておきましょう。

下見調査

日時や会場、そしてタイムラインが決まれば、当日のリハーサルも兼ねて下見調査を実施します。企画書や打ち合わせのなかでは完璧だった進行も、いざ会場でやってみると段取り通りに進まないなんてこともあるため、イベントを決行する前に最低一度は会場でのシミュレーションをおすすめします。雨天決行などがある場合は、そのリハーサルもしておきたいところです。

集客

イベントのコンテンツが魅力的か、集客できるほどのクオリティかどうかの最終確認をしつつ、イベント来訪者の集客にも尽力しましょう。

広告・宣伝

イベントのコンテンツがすべて決定したら、つぎは宣伝活動です。規模の大きさによってはテレビCM、ラジオCM、新聞広告などのマスコミ広告を活用するチャンスもありますが、イベントの宣伝となれば、基本的にポスター、パンフレット、チラシなどのフライヤーがかなり効果的です。また、イベント主催者やスタッフによるSNSでの告知も拡散されやすいため、積極的に活用することをおすすめします。イベント専用のホームページやメールマガジンを開設するのも良いでしょう。

下記の記事では、若者をターゲットにしたPR方法について言及しています。こちらもぜひ参考にしてみてください。

イベントの集客につながる!現代の若者の情報収集方法と効果的なPRとは?

予算

先に紹介した企画立案段階にもつながりますが、イベントを開催する際の収支計画の目標値も定めておく必要があります。何にどれだけの費用がかかるのか、きちんと把握しておきましょう。

会場費

規模の大小に関わらず、イベントを開催する場合には会場費というものがかかります。収容人数が多ければ多いほど、巨額な会場費がかかることは言うまでもありませんが、たとえば幕張メッセでは、1展示ホールを終日レンタルするだけで約150~300万円もかかるため、当日の収益がその値を上回れないようでは大赤字になってしまいます。イベントのコンテンツにふさわしい、身の丈のあった会場選びもポイントです。

広告宣伝費

上記にあげた通り、広告宣伝費もかかってきます。イベントのチラシやポスターだけでなく、会場に置くPOPや入口の看板、スタッフカードなど、主催者側にしか分からないような細かいところにもお金がかかるのです。低予算に抑えつつ簡素なものにならないようバランスを保ちましょう。

人件費

イベント当日のスタッフ、警備、出演者などの給料も当然かかってくるため、人数が多いイベントであれば特に配分を見極めておきたいところです。

会場費以外の機材や備品の利用料金

音楽系のイベントであれば、音響レンタル代やステージの装飾費、演出にかかる備品代などがかかります。細かい内訳なども明確にしておきましょう。

終了後の総括

企画立案についで大事と言えるのが、イベント終了後の総括です。どの規模のイベントであっても成功/失敗の可能性は十分にあり得ます。失敗した場合は、その要因や次回に向けての反省点などをあげたり、成功した場合は、より良い企画に仕上げるための工夫を施してみたりしてください。また、成功/失敗に関わらず、イベントの協賛や協力者がいるのであれば、その人たちへのお礼も忘れずに。

さて、今回は「イベント企画を成功させるために重要な5つのポイント」について紹介しました。

どのジャンルにおいてもイベントを成功させるのは難しいですが、事前に適切な手順・段取りを踏み、細かなところにまで力を注げば成功に近づくことができます。イベントをこれから企画しようと考えている方はぜひ参考にしてみてください。

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